Nelson schoenen implementeert COVID 19 app

Interview IVO FLIERMAN - NELSON SCHOENEN

'Binnen 3 dagen werd de Nelson InTouch Covid-19 app gelanceerd'

Hoe communiceer je met medewerkers in crisistijd, dat was de uitdaging waar Nelson Schoenen B.V. tegenaan liep. We spraken met Ivo Flierman, Manager ICT & Innovatie bij Nelson over zijn ervaringen.

Hoe communiceert Nelson Schoenen met haar medewerkers?
“Nelson Schoenen heeft meer dan 1.000 medewerkers verdeelt over ruim 150 winkels en het hoofdkantoor. De communicatie op het hoofdkantoor verloopt via e-mail of het persoonlijk contact, dit in tegenstelling tot de winkels waar het contact veelal telefonisch is of middels notificaties naar de kassa.”

Wat was de impact van COVID-19 op jullie organisatie?
“Het Coronavirus (COVID-19) raakt Nederland hard. Premier Rutte geeft op do 12 maart een persconferentie. Op dat moment beland je zowel zakelijk als privé redelijk onverwacht in een onzekere en vreemde tijd.

Flierman vervolgt: “Omzetten dalen en veel winkels en bedrijven, zowel binnen als buiten Europa, sluiten de deuren en van overheidshalve worden we beperkt in onze bewegingsvrijheid. Op dat moment is snelle communicatie naar al onze medewerkers van cruciaal belang".

Waarom is snelle communicatie naar medewerkers van cruciaal belang?
“Je wilt iedereen zo goed mogelijk op de hoogte houden, de vele vragen kunnen beantwoorden en waar nodig eventuele zorgen over de continuïteit zoveel mogelijk weg te nemen. Daarnaast dienen de instructies ook duidelijk te zijn. Hoe om te gaan met klantcontact, wat te doen bij ziekte en wat als onverhoopt de deuren toch mochten sluiten. Op dit punt besef je als bedrijf dat het versturen van notificaties naar kassa’s de lading niet meer dekt. De attentiewaarde is laag en je bereikt bij lange na niet alle collega’s".

Waarom koos Nelson Schoenen voor de Retail InTouch app?
"In december 2019 hebben wij met een aantal bedrijven gepitcht die een oplossing bieden voor onder andere instore operations en winkelcommunicatie. Een van deze softwareoplossing was Retail InTouch van Kega. Toen waren we al enthousiast, maar we hebben het geparkeerd omdat de projectfocus op dat moment elders lag".

Hoe is de implementatie van de app verlopen?
"Op ma 16 maart hebben we contact opgenomen met Kega en duidelijk proberen te maken dat Nelson een serieus probleem had om collega’s goed te kunnen bereiken en te informeren. Een half woord was eigenlijk voldoende. Er landde direct een voorstel om de COVID-19 versie van de Retail InTouch oplossing in te zetten als communicatiemiddel".

"Mijn gedachten dwaalden op dat moment direct af en ik hoopte dat Kega flexibel genoeg was en resources beschikbaar had om direct te kunnen schakelen en de implementatie te starten. Kun je mij de informatie toesturen, was de vraag vanuit Kega. Er werd gelukkig direct geschakeld en na ondertekenen van de verwerkersovereenkomst (AVG) is Kega voor Nelson aan de slag gegaan."

Kun je iets zeggen over de samenwerking?
"De samenwerking verliep in de dagen erna fantastisch. Op iedere vraag en wedervraag kwam zowel 's avonds als overdag direct antwoord. Via video conferencing werden de spreekwoordelijke puntjes op de i gezet en drie dagen na het eerste contact zijn we live gegaan. We hebben meer dan 1.000 medewerkers voorzien van deze app-versie van Retail InTouch van Kega. Onze collega’s worden nu op de hoogte gehouden middels pushnotificaties, kunnen die teruglezen op een Instagram-achtige tijdlijn en hebben de beschikking over een uitgebreide FAQ en de mogelijkheid tot inzien van handleidingen."

Enkele resultaten